Quando se vê algo sendo feito de fora, pode-se obter a aparência de que é simples e fácil. Quem sabe fazer algo faz com que a atividade, seja qual for, pareça simples. Quando se observa uma pessoa organizada em relação ao tempo e seus afazeres, não raro se vê uma pessoa usando uma agenda.
Assim, acaba-se tendo a ideia de que para bem gerenciar o tempo basta usar uma agenda ou um planner ou coisa parecida. Aí, quando conhecemos alguém que precisa aprender a se organizar, damos para essa pessoa uma agenda, como se usá-la fosse ajudá-la a resolver esse problema. Na realidade, esses objetos são apenas ferramentas para nossa cognição.
Cada ferramenta tem um propósito, e para utilizá-la de forma eficiente é necessário dominar certos princípios. Os movimentos no tabuleiro de xadrez não são feitos às cegas: eles obedecem e refletem estratégias e modelos de pensamentos.
Assim, antes do planner, da agenda, do bullet journal ou do aplicativo de listas de afazeres há uma série de princípios – estratégias e modelos de pensamento. Se você os domina, você pode gerenciar o seu tempo até com uma caneta e um pacote de guardanapos.